Bakgrunn

Etablering av ny kommune får store konsekvenser for dokumentasjonsforvaltning og arkiv. I prosessen er det viktig å sikre digitale løsninger, god arbeidsflyt og effektiv forvaltning.
Arkivene i de tre kommunene må avsluttes. Det er viktig at man i den sammenhengen sikrer at bevaring av arkiv i nåtid og fremtid er i samsvar med lover og regelverk.

Nesset kommune har IKT-systemene i IKT-Orkidé, og har fullelektronisk arkiv, ePhorte, der. Parallelt med etablering av ny kommune er ROR-IKT i ferd med å anskaffe og implementere nytt sak/arkiv-system i 2018.

Det er altså en rekke prosesser som påvirker hverandre i tillegg til at ny kommune skal dannes. Det er derfor viktig å starte prosessen mht arkiv og dokumentforvaltning nå.
Arkiv og dokumentasjonsforvaltning for prosjektorganisasjonen frem mot 2020 er ivaretatt i Molde kommune sitt arkiv, med egen arkivdel.

Mål med delprosjektet

Overordnet mål:
Sikre god dokumentasjonsforvaltning i ny kommune med fokus på digitalisering og innovative løsninger.

Delmål:
Etablere ny arkivtjeneste og utforme nye arkivplan for nye Molde kommune
Avslutte eksisterende arkiv, sikre eldre arkiv og sørge for at disse blir gjort tilgjengelig for ettertiden
Utforme felles rutiner for dokumentforvaltning i den nye kommunen

Deltakere og ressurser

Deltakere oppnevnt av rådmennene:
Molde: Martha Beinset
Midsund: Gunnlaug Tangen
Nesset: Anina Sørli Olsen

Det kan være aktuelt med frikjøp av leder for delprosjektet. Prosjektleder delprosjekt IKT bør delta i denne arbeidsgruppen.


Ønsker du å lese hele eller laste ned dokumentet? Her finner du det i pdf-format: