Hvordan legger vi til rette for god dialog og forståelse? Hva er viktige målgrupper, hvordan nå dem og med hvilke budskap? Dette er sentrale tema i kommunikasjonsstrategien for nye Molde kommune. 

Strategien ble vedtatt av fellesnemnda 28. juni 2017. Under kan du velge kapitlene i strategien.

Du kan også laste ned hele kommunikasjonsstrategien her.

Innledning

Kommunene Midsund, Molde og Nesset er enige om å danne ny kommune sammen. En felles intensjonsavtale ble signert 23. januar 2017, og den nye kommunen skal være etablert 1. januar 2020. Kommunenavnet blir Molde kommune. Målene for den nye kommunen er:
 

Helhetlig og samordnet samfunnsutvikling

  • En kommune med nasjonal innflytelse som er klar for flere utviklingsoppgaver.

  • Et allsidig bo- og arbeidsmarked som sikrer vekst og utvikling i hele kommunen.

  • En ny kommune vil ha ambisjon om å være i det nasjonale toppsjiktet innen næringsutvikling, og arbeide for samferdsels- og kollektivløsninger som binder kommunen og regionen sammen.

Styrket lokaldemokrati

  • Et lokaldemokrati som ivaretar alle deler av kommunen i god dialog med innbyggerne.

Bærekraftig og robust kommune

  • En kompetent kommune med sterke fagmiljøer som ivaretar innbyggernes rettsikkerhet.

  • En kommune med en størrelse som gjør den i stand til å løse alle dagens kommunale oppgaver på egenhånd og ta på seg nye oppgaver.

Gode og likeverdige tjenester

  • En kommune med en bærekraftig økonomi som sikrer utvikling og likeverdige tjenester som er bedre enn i dag.

  • Et desentralisert tilbud der folk bor innenfor basistjenestene oppvekst, helse, pleie og omsorg og innenfor tekniske tjenester.

  • En innovativ og fremtidsrettet kommune som ønsker fornyelse og tar i bruk ny teknologi for å sikre bedre, mer miljøvennlige og mer effektive tjenester.
     

God og målrettet kommunikasjon er en forutsetning for en vellykket prosess. Kommunikasjonsstrategien sier noe om hvordan vi bruker kommunikasjon som virkemiddel i arbeidet med å nå målene for den nye kommunen, samt hvordan vi legger til rette for god dialog og forståelse i prosessen. Hva er viktige målgrupper, hvordan nå dem, og med hvilket budskap? Dette er sentrale tema.

Strategien gjelder for planleggingen av den nye kommunen, og setter rammer for hvordan kommunikasjonen skal foregå fra høsten 2017 og frem til kommunesammenslåingen 1. januar 2020.

Status

Her følger en kort oppsummering av hvordan det arbeides med kommunikasjon i de tre kommunene.

Midsund

Midsund kommune har hjemmesiden www.midsund.kommune.no som hovedkanal for informasjon til innbyggere og andre. I tillegg har kommunen egen facebookside. Midsund bibliotek, Midsund kulturskule og Midsund Frivilligsentral har egne facebooksider.

Det er ikke satt av spesifikke ressurser til kommunikasjonsarbeid i kommunen. Oppdatering av hjemmeside og facebookside ligger under oppgaver tillagt Sørviskontoret

Kommunen har ikke intranett. Hovedkanal for informasjon til ansatte og politikere er e-post.

Ved opphør av lokalavisen Øyavis mistet Midsund kommune en viktig kommunikasjonskanal. Det er nå planlagt oppstart av en ny lokalavis, Midsundingen, dette kan bli en viktig kommunikasjonskanal til innbyggerne i Midsund.

Nesset

Nesset kommune har sine nettsider www.nesset.kommune.no som hovedkanal for informasjon til innbyggere og andre. Kommunen har ikke beskrevne ressurser avsatt til kommunikasjonsarbeid, men har i det daglige fokus på klart språk og bruk av den grafiske profilen slik at kommunikasjonen ut, både via nettsider, i brosjyrer, annonser o.l., blir tydelig og gjenkjennbar.

Bibliotek, noen barnehager og skoler og frivilligsentral benytter sosiale medier. Kommunen har ikke intranett. Informasjon til ansatte går ofte via e-post og/eller i muntlig form fra ledere.

Molde

Molde kommune har gjeldende kommunikasjonsstrategi og pressereglement. Disse ble vedtatt i 2015 og blir fortsatt førende for den ordinære driften av Molde kommune frem til 2020.  Kommunikasjon er etablert som en støttetjeneste i stab, direkte underlagt rådmannen.

Kommunen har to årsverk (kommunikasjonssjef og digital kommunikasjonsrådgiver) til å ivareta, følge opp og bistå organisasjonen i kommunikasjonsfaglige spørsmål og oppgaver. Viktige kommunikasjonskanaler er nettsiden www.molde.kommune.no, intranett, lokal presse og ulike kontoer i sosiale medier.

Å nå ut til alle ansatte med ett, felles budskap fremheves som en sentral utfordring for alle de tre kommunene.

Målgrupper, ansvar og roller

Sentrale målgrupper i etableringen av den nye kommunen er:

  • Innbyggere i Molde, Nesset og Midsund

  • Ansatte (ledere, tillitsvalgte og medarbeidere) i Molde, Nesset og Midsund

  • Politikere i Molde, Nesset og Midsund

  • Næringslivet, samt ulike lag og organisasjoner i regionen

  • Andre

Det kan bli aktuelt å tilpasse kommunikasjonen mot spesifikke grupper av innbyggere.
 

God kommunikasjon og dialog forutsetter god forståelse for ansvar og roller. Etableringen av den nye kommunen involverer mange aktører, som gjerne har flere roller i kommunikasjonsarbeidet. På den ene siden må de sikres god informasjon og involvering. Samtidig har de et ansvar for aktivt å oppsøke, videreformidle og tilrettelegge for andre. Her nevnes de viktigste aktørene:

Ordførerne og øvrige medlemmer av fellesnemnda

Dette er beslutningstakere som fatter sentrale vedtak i tiden frem mot 2020, og som er de mest sentrale formidlerne til media og andre.

Øvrige folkevalgte

En rekke kommunestyrerepresentanter og medlemmer av råd og utvalg er ikke en del av fellesnemnda. De må likevel ha eierskap til prosessen, kjenne til sakene og kunne uttale seg korrekt og forståelig i dialog med innbyggere og media.

Rådmennene

Kommunikasjon er et lederansvar. Rådmennene i de tre kommunene har det overordnede ansvaret for at kommunikasjonen tilrettelegges på en god måte. Å sikre at enhetsledere er oppdaterte og trygge i å lede endringsprosesser, å legge til rette for gode møtearenaer og tilstrekkelig med tid og ressurser står her sentralt.

Enhetsledere og mellomledere

Ledere på alle nivåer har et særskilt ansvar for at ansatte er godt orientert og involveres der de skal. Enhetsledere og mellomledere må være godt kjent med prosessene generelt, og spesielt innenfor sitt eget fagområde.

Stabsmedarbeidere

Stabsmedarbeiderne (personal, økonomi, arkiv, kommunikasjon, førstelinje osv) er sentrale medhjelpere i prosessen.

Prosjektleder for Nye Molde kommune

Prosjektleder har en koordinerende rolle i alle aktiviteter knyttet til reformen, og skal legge til rette for ulike prosesser og møtearenaer. Prosjektleder har redaktøransvaret for www.nyemolde.no, og er den som i mange tilfeller uttaler seg til media.

Ledere og medlemmer av arbeidsgruppene

Arbeidsgruppenes oppgaver er å kartlegge og foreslå. De har en sentral rolle med å legge opp til åpne prosesser, å invitere til innspill og sørge for at resultatet av arbeidet gjøres godt kjent i samarbeid med linjeorganisasjonen.

Tillitsvalgte og vernetjenesten

Tillitsvalgte representerer de ansattes interesser, og er invitert med i samtlige arbeidsgrupper. De er sentrale medhjelpere og støttespillere i kommunikasjonen med de ansatte.

Øvrige ansatte

Ansatte skal bli holdt orientert og kunne medvirke i saker som angår egen arbeidsplass. Alle ansatte har samtidig et eget ansvar for aktivt å oppsøke informasjon, å delta i aktuelle arenaer, samt å bidra med innspill.

Innbyggerne

Behovet for informasjon til innbyggerne er stort og forventingene til hvordan de kan få den er sammensatte. Noen foretrekker digitale kanaler, andre har ikke forutsetninger for å forholde seg til de digitale mediene. Kommunikasjonen må tilpasses denne situasjonen.

Samfunnsprosjekter av stor betydning bør så langt det er mulig forankres blant innbyggerne. Innbyggernes oppfatning bør i særlig store og viktige saker undersøkes og tas hensyn til i planleggingen. Informasjonen fra kommunen bør ha fokus på skape et godt og helhetlig bilde av totaliteten i komplekse saker og prosesser.

Lokal presse

Formidlingen i lokal presse har stor innvirkning på hvordan etableringen av den nye kommunen oppleves blant innbyggere og andre. Medias oppgave er å speile det som skjer. De vil også være opptatt av å engasjere og være et talerør for folk flest. Romsdals Budstikke, NRK Møre og Romsdal og Driva, samt Midsundingen (den nye lokalavisa for Midsund) er de mest sentrale mediene i denne sammenhengen.

Lokale medier har et betydelig ansvar for at samfunnssaker belyses godt og helhetlig slik at innbyggerne har mulighet til å danne seg et tilstrekkelig bilde. Med dette for øye vil nye Molde kommune etablere gode rutiner for samarbeid med media.

Intern kommunikasjon

Med intern kommunikasjon menes informasjon og dialog blant ledere og medarbeidere, tillitsvalgte og vernetjenesten, samt politikere i de tre kommunene.

Intensjonsavtalen fastslår sentrale mål og prinsipper som må repeteres og fastholdes i kommunikasjonen med ansatte og tillitsvalgte.

Disse er blant annet:

  • Ingen sies opp som følge av etableringen av den nye kommunen
  • Nye eller endrede arbeidsoppgaver må påregnes
  • Ansatte skal involveres
  • Lov og avtaleverk skal følges

Kommunikasjonsbehovet

Budskapene som formidles internt skal gi svar på følgende spørsmål som ansatte og tillitsvalgte forventes å ha:

  • Hvilke konsekvenser vil sammenslåingen ha for arbeidsplassen min?
  • Må jeg søke ny jobb?
  • Må jeg endre arbeidssted?
  • Når og hvordan foregår prosessene?
  • Hvordan kan jeg påvirke beslutningene som skal tas?
  • Vil noen miste jobben?
  • Hvordan ivaretas rettighetene mine?
  • Hvordan blir min nye arbeidshverdag?
  • Blir fagmiljøet endret?

Sentrale spørsmål som folkevalgte vil være opptatt av:

  • Hvilke demokratiske prosesser ligger til grunn for vedtakene?
  • Hvilke konsekvenser får sammenslåingen for folkevalgte organer?
  • Hvordan kan vi påvirke den politiske organiseringen av den nye kommunen?
  • Hva skal vedtas i hvilke organer?

Mål

  • Gjennom god, intern kommunikasjon skal vi oppnå:
  • At lederne har eierskap til prosessene og slik settes i stand til å lede de endringer som reformen utløser.
  • At ansatte og folkevalgte har kjennskap til de ulike prosessene frem mot 2020
  • At ansatte vet hvordan de innhenter, søker og finner relevant informasjon.
  • At ansatte opplever trygghet og tillit til prosessen
  • At ansatte forstår og blir tilstrekkelig hørt i prosesser som angår endringer i egen arbeidssituasjon
  • Felles lagånd og organisasjonskultur blant ansatte i de tre kommunen

Strategier

Slik skal vi nå målene for den interne kommunikasjonen:

Digitalt førstevalg: Vi har ansatte og folkevalgte som aktivt oppsøker informasjon og som er tilgjengelig på e-post.

Medvirkning: Vi legger til rette for at ansatte kan gi innspill og få svar på spørsmål. Elektroniske kanaler og gode møtearenaer gir grunnlag for medvirkningen.

Klart språk: Vi bruker ord som ansatte forstår, og kommuniserer på en enkel og lettfattelig måte.

Trygge ledere: Kommunenes ledere prioriterer reformarbeidet. De setter av nok tid i personalmøtene, orienterer om aktuelle prosesser og sørget for involvering der det er relevant.

Troverdighet: Budskapet formidles på en nyansert og helhetlig måte.

Nyemolde.no

Den felles nettsiden www.nyemolde.no er hovedkanalen for både intern og ekstern kommunikasjon. Alt som er relevant for ansatte og tillitsvalgte skal være tilgjengelig under «for ansatte» på www.nyemolde.no.

Det etableres en egen Facebook-gruppe for ansatte i de tre kommunene. Her deles faktainformasjon fortløpende. Her skal det være enkelt å stille spørsmål og få raskt svar. Det skal være frivillig å bli medlem av gruppen.

Aktuell intern informasjon sendes også ut på e-post i form av nyhetsbrev. E-postene sendes ut fra de respektive rådmennene etter behov. E-postene skal inneholde kortfattet oversikt over siste nytt om reformen med henvisninger til www.nyemolde.no.

Det legges ikke opp til papirbasert informasjon til ansatte, tillitsvalgte og politikere.

Ekstern kommunikasjon

Ekstern kommunikasjon er informasjon til og dialog med innbyggere og øvrige eksterne målgrupper.

Intensjonsavtalen fastslår sentrale mål og prinsipper som må fastholdes i kommunikasjonen med innbyggerne. Disse er blant annet:

  • Vi skal bygge en helt ny kommune! Den skal være innovativ og fremtidsrettet.
  • Vi skal bygge en kommune med likeverdige tjenester som er bedre enn i dag
  • Tilbudene skal være der folk bor innenfor basistjenestene
  • Vi arbeider for vekst og utvikling i hele kommune.

Kommunikasjonsbehovet

Budskapene som formidles eksternt skal gi svar på følgende spørsmål:

  • Hva blir konsekvensene for meg som innbygger?
  • Blir det positive effekter for meg og mitt lokalsamfunn?
  • Hvordan påvirkes tjenestene?
  • Hvordan skal lokaldemokratiet ivaretas?
  • Hvordan kan jeg påvirke prosessen?

Mål for den eksterne kommunikasjonen

Gjennom god ekstern kommunikasjon skal vi oppnå:

  • At innbyggere og media vet hvordan de innhenter, søker og finner relevant informasjon.
  • At innbyggere har kjennskap til de ulike prosessene frem mot 2020.
  • At demokratiske prinsipper knyttet til åpenhet, innsynsrett, medvirkning og ytringsfrihet ivaretas på en god måte.
  • Felles identitetsfølelse blant innbyggerne

Strategier

Digitalt førstevalg: Vi kommuniserer først og fremst via digitale kanaler. Vi bruker aktivt www.nyemolde.no, film og sosiale medier i formidlingen. Trykksaker benyttes i mindre og sjeldnere omfang, og utgjør et supplement til de digitale mediene.

Klart språk: Vi bruker ord som innbyggerne forstår, og kommuniserer på en enkel og lettfattelig måte.

Åpen og tilgjengelig: Møteinnkallinger er tilgjengelig før møtene. Møtene i fellesnemda holdes for åpne dører og filmes. Protokoller og arkivklipp legges ut snarest i etterkant av møtene.

Trygge ledere: Vi har administrative og politiske ledere som er oppdaterte, som håndterer de endringene og kompleksiteten reformen innebærer, og som aktivt benytter media når det er relevant. Lederne er også tilgjengelig for næringslivet, samt lag og organisasjoner etter behov.

Troverdighet: Budskap skal formidles på en nyansert og helhetlig måte

Kanalvalg

Den felles nettsiden www.nyemolde.no er hovedkanalen for ekstern kommunikasjon. Innbyggere, media og andre skal finne all relevant informasjon og dokumentasjon på disse nettsidene.

Aktuelt fra www.nyemolde.no skal deles jevnlig på facebooksiden til Nye Molde kommune. Det sendes også e-post med lenker til lokal presse når det er relevant. Egne pressemeldinger sendes ut ved viktige milepæler. Presseorienteringer avholdes etter behov.

Egen informasjonsavis utgis to ganger pr år. Trykksaken distribueres til samtlige husstander i de tre kommunene. Folkemøter arrangeres etter behov.

Identitetsbygging

Når tre kommuner skal bli èn ny kommune, må ny felles identitet bygges på tvers av dagens kommunegrenser. Identitetsbyggingen vil ta tid og krever langsiktig og målrettet arbeid.

Mål med arbeidet

Å involvere og engasjere innbyggerne i Molde, Nesset og Midsund i utformingen av en felles kommuneidentitet for den nye kommunen. Skape stolthet og tilhørighet!

Strategier

Slik skal vi oppnå målet med identitetsbygging:

Dialog: Jevnlig bruk av kommunikasjonskanaler som naturlig legger til rette for dialog med innbyggerne. Folkemøter og sosiale medier er to sentrale eksempler.

Medvirkning: Vektlegge idemyldring og bidrag fra alle når nytt kommunevåpen og ny visjon skal utvikles. En egen plan for arbeidet skal konkretisere de ulike fasene frem mot 2020.

Aktivitet: Legge til rette for at lag og foreninger møtes på tvers av kommunegrensene, og at innbyggerne i de tre kommunene inviteres og møtes på ulike arenaer.

De gode historiene: Små og store historier som synliggjør positive effekter hentes fram og formidles. Vi bruker egne kommunikasjonskanaler eller lokal presse i formidlingen.

Fokus: En egen kulturbyggingsgruppe koordinerer og tilrettelegger for de ulike tiltakene.

Utkast til kommunikasjonsstrategi ble utarbeidet kommunikasjonsgruppen:

Hilde Johansen, Molde kommune (leder)
Rolf Jonas Hurlen, Nesset kommune
Astrid Abelseth, Midsund kommune
Hildegunn Kvernberg Blø, Nesset kommune
Nils Erling Skarseth (tillitsvalgt), Nesset kommune
Linda Klausen (tillitsvalgt), Molde kommune